6 советов для лучшего управления временем

Узнайте, как найти время, чтобы почувствовать запах роз.

Автор Джон Кейси Медицинская рецензия Луизы Чанг, доктора медицины От врача Архивы

Простая и неприятная правда заключается в том, что мы сейчас, вероятно, более заняты, чем когда-либо. Несмотря на то, что наука практически не подтверждает эту мысль, анекдотические свидетельства ошеломляют.

Вы можете видеть это вокруг нас", - говорит Яна Джаспер, нью-йоркский эксперт по продуктивности и автор книги "Верни себе свое время". "Люди говорят слишком быстро. Мы всегда торопимся. Мы начинаем дела и не заканчиваем их, и нас постоянно мучает мысль, что мы что-то забыли сделать, но мы не уверены, что именно".

То, что люди, наводненные устройствами, экономящими труд и время, от роботов-пылесосов до микроволновых печей и компьютеров, так часто чувствуют себя измотанными, кажется нелогичным. Но что технология дает, то она и забирает.

"По мере увеличения количества устройств и продуктов, экономящих время и облегчающих нашу жизнь, мы находим способы заполнить время, - говорит Трейси Лин Моланд, консультант по тайм-менеджменту и автор книги "Мама-менеджмент, управляй мамой раньше всех". А хроническая нехватка времени приводит к стрессу".

Но все эксперты по тайм-менеджменту, с которыми мы беседовали, говорят, что стресс можно уменьшить. Подумайте об этом как о добавлении дополнительного часа к вашему дню с помощью техник тайм-менеджмента.

Такие простые вещи, как "знать, где лежат ключи утром, знать, где находится библиотечная книга или домашнее задание вашего ребенка, помогут снизить уровень стресса", - говорит Моланд. У нее есть несколько советов по управлению временем.

Заведите дневник времени

Возьмите неделю и запишите, чем вы занимаетесь каждый день. Будьте честны. Если вы смотрите 25 часов телевизора каждую неделю, запишите это.

"Для большинства людей это болезненное пробуждение", - говорит Яна Джаспер. "Вы должны учесть все - время, проведенное в спортзале, прием пищи, вождение автомобиля, еженедельные встречи, все это. Это может расстраивать, когда видишь, как мало неструктурированного времени мы себе позволяем. Но трудно принимать разумные решения о более эффективном использовании своего времени, если вы не знаете, что вы делаете со своим временем сейчас".

Научитесь говорить "нет"

Выключите свой мобильный телефон и пейджер. Когда кто-то просит вас сделать что-то, на что у вас действительно нет времени, скажите об этом вежливо, но твердо. И не позволяйте себе чувствовать вину.

Одна из причин того, что мы постоянно чувствуем себя такими занятыми, заключается в том, что мы хуже устанавливаем личные границы в отношении того, чему мы говорим "нет", - говорит Яна Кемп, основатель и президент компании Meeting & Management Essentials, консалтинговой компании по тайм-менеджменту в Бойсе, штат Айдахо.

Частью отказа от выполнения дел является концентрация на своих целях, объясняет Кемп. В этом может помочь ваш дневник времени. После того как вы выделили время на важные, но часто не запланированные дела, запишитесь только на те, которые важны - семья, друзья и здоровье. Когда вы точно знаете, на что у вас есть время, отказаться от дел, которые не соответствуют вашим приоритетам, будет проще.

Список дел, основанный на времени

"Составьте список дел, в котором укажите, сколько времени вы потратите на каждый пункт списка, - говорит Моланд. Списки всегда полезны, но когда вы добавляете, сколько времени займет каждая задача, это помогает расставить приоритеты. Когда вы расставляете приоритеты, вы естественным образом сосредотачиваетесь на тех задачах, которые вы можете выполнить немедленно".

Позвольте вашему компьютеру помочь

Технологии помогли вам попасть в "переплет" времени, так используйте их, чтобы помочь вам выбраться из него. Попробуйте использовать некоторые из многочисленных программ персонального планирования, которые позволяют вести календарь, списки "дел", телефонные и адресные книги на вашем компьютере.

"Быть эффективным уже недостаточно", - говорит Джаспер. "Цель состоит в том, чтобы использовать технологию для избавления от бумаги в вашей жизни. Я не могу не подчеркнуть, насколько это важно".

По словам этих экспертов, большая часть организационной работы связана с упорядочиванием вашей жизни. Чем больше беспорядка в вашей жизни - телефонные номера на клочках бумаги, визитные карточки в блокнотах, заваленный календарями и списками стол - тем больше вероятность того, что вы будете тратить время, пытаясь оставаться организованным и на высоте,

Многозадачность

Есть ли сегодня более часто употребляемое слово? Мы все постоянно объединяем несколько видов деятельности в один. Некоторые виды многозадачности опасны. Разговаривайте по телефону за рулем, и ваши шансы попасть в дорожно-транспортное происшествие резко возрастают. Тем не менее, многие виды деятельности можно эффективно и безопасно совмещать. Слушайте книги на кассете во время поездки. Когда вы смотрите телевизор, оплачивайте свои счета.

"Женщины лучше справляются с многозадачностью, чем мужчины", - говорит Моланд. "Даже если оба партнера работают полный рабочий день, женщина обычно успевает думать о расписании детей, о доме, о еде. Мужчинам лучше удается сосредоточиться на одной задаче за раз - и женщины могут иногда этому поучиться".

Не будьте перфекционисткой

Нет ничего плохого в том, чтобы быть обычным. Перфекционизм, иначе известный как чрезмерное внимание к каждой детали, важной или нет, - это разновидность промедления.

"Ставьте перед собой рациональные цели", - говорит Джаспер. "Стремиться быть лучшим - это прекрасно. А вот стремиться быть самым лучшим - контрпродуктивно".

Кемп объясняет, что возлагая на себя недостижимые надежды, вы только добавляете стресс в свою жизнь.

Вознаградите себя

И наконец, не позволяйте никакому прогрессу, каким бы маленьким он ни был, остаться без вознаграждения.

"Используйте свой дневник времени для принятия решений о том, как лучше организовать свое время", - говорит Джаспер. По мере того, как вы будете добиваться прогресса в расстановке приоритетов и умении говорить "нет", позвольте себе наслаждаться этим. Это не обязательно должно быть большое вознаграждение, это может быть просто время, проведенное в одиночестве, или сеанс массажа. Важно признавать свои успехи и радоваться им".